Een van de regeltaken waarvan cliënten het altijd heel prettig vinden als ik meekijk en hen begeleid is het aanvragen van een pgb. Zoals met alles is het niet zo heel ingewikkeld als u bekend bent met de volgorde van de procedure. En daar zit hem nou juist de crux. Het vraagt wel wat administratieve vaardigheden en het is erg fijn als iemand digitaal onderlegd is. Als u het stappenplan volgt is het vervolgens een kwestie van geduld. Ik spreek uit ervaring. Zoals een medewerkster van het zorgkantoor het laatst verwoorde toen ik belde om te vragen of ik de zorgovereenkomsten en zorgbeschrijvingen alvast kon uploaden; “Nee mevrouw, dat versnelt de aanvraag niet. Ziet u het maar als een boemeltreintje, het eerste station is de aanvraag voor het pgb, vervolgens gaan we naar het volgende station waar het bewust keuze gesprek plaatsvindt. Als dat geweest is gaat het boemeltreintje verder en kunnen de zorgformulieren ingestuurd worden…?!?!”
De volgorde bij de aanvraag van een pgb in de wlz is als volgt:
- De beoogd gewaarborgde hulp neemt contact op met het zorgkantoor en geeft aan dat een pgb gewenst is. Er wordt een afspraak gemaakt voor het eerste informatieve gesprek met het zorgkantoor. Dit gesprek gaat over de zorgsituatie en waarvoor het pgb gebruikt gaat worden. De medewerker van het zorgkantoor maakt vervolgens een afspraak voor een zogenaamd bewust keuze gesprek (bk-gesprek) Vervolgens wordt een aanvraagformulier pgb en een formulier voor een budgetplan verstuurd naar de beoogd gewaarborgde hulp (gwh). Deze zijn, bij sommige zorgkantoren, ook te downloaden op de site van het zorgkantoor.
- Het is verstandig om ook een formulier Vertegenwoordiger PGB-zaken mee te sturen, hiermee geeft de budgethouder* de gwh toestemming om namens hem/haar contactpersoon te zijn voor de SVB.
- Het bk-gesprek vindt plaats, tegenwoordig meestal telefonisch. Ruim van tevoren stuurt de gwh het ondertekende aanvraagformulier pgb en het ondertekende budgetplan naar het zorgkantoor. Tijdens het bk-gesprek wordt de aanvraag en het budgetplan besproken, hoe de zorg er uit gaat zien, wie de zorgverleners zijn, welke uurtarieven er gedeclareerd mogen worden etcetera.
- Na beoordeling krijgt de budgethouder schriftelijk bericht of de pgb aanvraag goed- of afgekeurd is.
- Na goedkeuring kan de gbh alle zorgovereenkomsten en zorgbeschrijvingen maken en uploaden in de digitale omgeving van het zorgkantoor.
- Na goedkeuring van alle documenten door het zorgkantoor en de SVB kan er door de gwh gedeclareerd worden. De zorgverleners worden rechtstreeks uitbetaald door de SVB, het geld komt niet op de rekening van de budgethouder.
Inmiddels bent u dan al een week of 6 verder. Als de formulieren niet volledig ingevuld zijn, er ontbreekt een datum bij een handtekening bijvoorbeeld, krijgt u de formulieren retour en moeten ze weer opnieuw ingediend worden. Om vertraging te voorkomen; check altijd dubbel of alles op de juiste manier is ingevuld, of alle handtekeningen gezet zijn en of alle bedragen, bankrekeningnummers, kvk nummers en bsn nummers juist zijn.
Als alles op de juiste manier geregeld is, heeft u wel de zorg op maat die u voor ogen had. U kunt natuurlijk ook een mantelzorgmakelaar inschakelen om alle regeltaken over te nemen. Dat scheelt u in ieder geval een heleboel (uitzoek)werk. U wordt geacht het pgb zelf te kunnen aanvragen en beheren, maar u mag zich laten ondersteunen door een mantelzorgmakelaar.
*de budgethouder is degene waarvoor de wlz indicatie is afgegeven.